Er du træt af at blive efterladt på "læst"? Sådan får du folk til at svare

1. Kender du modtagers vaner?

Mange svarer ikke på mails og sms.

En spørgeundersøgelse Malene Rydahl har foretaget viste, at ud af de 3000 folk, der medvirkede, var der 72 procent, der indrømmede, at de ikke altid besvarede arbejdsmails, 64 procent, der indrømmede, at de ikke altid besvarede beskeder fra venner og familie, og 60 procent der indrømmede, at de ikke altid besvarede romantiske beskeder.

Undersøgelsen af nonrespons-vaner tog afsæt i en tilfældigt udvalgt gruppe mennesker fra USA, Frankrig, Tyskland, Storbritannien, Danmark og Sydkorea.

Men vi kan heldigvis selv godt gøre lidt for at højne chancerne for at få et svar.

Et godt sted at begynde er at tænke lidt mere på, hvem modtageren er og hvilke mobile vaner, hun har.

Hvilken platform er din modtager på? Foretrækker personen mail, sms, Instagram eller måske WhatsApp? Nogle svarer f.eks. konsekvent på mail, men ikke på sms og vice versa.

Hvis du ikke kender personen, skal du helt klart altid først kontakte pr. mail, hvis det er i arbejdsøjemed. Så er der nemlig mindst risiko for, at du træder personen over tæerne.

Du skal også overveje tidspunktet. Hvornår er personen mest tilgængelig:

Er det om aftenen, om morgenen, i arbejdstiden? Sender du beskeder op til nogle højtider eller ferier?

Så kan personen være ekstra presset, og du må forvente længere svartider.

2. Empati, empati, empati

Hvad får modtageren ud af at svare på din mail?

En generel fejl er, at du tænker på dit eget behov, når du sender en sms eller mail, men glemmer, at den du skriver til, også skal have noget ud af det.

Mennesker har det nemlig med at være hurtigere på aftrækkeren, hvis de selv kan se, hvad de får ud af det.

Tænk derfor over, hvad interesse den person, du skriver til potentielt, kan have i at svare?

Sæt dig ind i, hvem du skriver til og modtagerens værdier og sørg for, at det er tydeligt kommunikeret i mailen, hvad personen får ud af det, hvis du ikke kender personen i forvejen.

Hvis du nu finder ud af, at personen du skriver til, egentlig ikke har nogen fordel ved at besvare dig, så vær ærlig omkring det: Det her er noget, jeg har brug for, vil du hjælpe mig?

Det ligger til de fleste mennesker, at de gerne hjælpe, når de bliver spurgt, måske fordi de så føler sig som gode personer, og de ved, at deres hjælp bliver påskønnet.

3. Kort og præcist, tak

“Kære du, jeg skriver til dig, fordi jeg vil høre dig, om du vil svare på mine ti spørgsmål.

Min historie begyndte med, at …” En sådan mail går vi ofte død i, hvis vi har travlt.

Din besked skal være let at overskue og hurtig at svare på, så er der større chancer for et svar retur. Så vent med det komplicerede til bagefter.

Den første mail du sender afsted, skal du aldrig gøre lang, og du skal helst spørge om én ting, allerhelst ja/nej spørgsmål, så det er lige til at gå til.

De fleste vil jo gerne give kvalificerende svar tilbage, men hvis der er alt for mange spørgsmål eller fortællinger fra eget liv, tager det måske for lang tid at respondere på en ordentlig måde.

Måske står indsatsen slet ikke mål med det, modtageren får ud af at svare. Så er det nemmere ikke at svare.

​ 4. Vent med dine forbehold

Gør det indbydende at slå til. Hvad enten du gerne vil have et kaffemøde, et råd, en date eller en ny kontakt, så er det en god idé først at komme med evt. forbehold eller besværligheder i anden opfølgende mail.

Hvis det kommer med i den første, virker det bare besværligt og sandsynligheden falder for, at mailen bliver besvaret.

Når man kender hinanden, er det anderledes, fordi der allerede er et forhold, og interessen i at svare kan ligge i forholdet til personen i sig selv.

Samtidigt må man sige, at det generelt er sådan, at jo mere besværligt indhold, jo mere kræver det af dem, man sender beskeden til. Det skal man være opmærksom på lige meget, hvad forholdet er.

5. Lang tid for dig, men …

Aj, hvor lang tid kan der lige gå?

Synes du, at nu har du ventet alt for længe, så tænk lige over personens svarprofil, inden du sender brokkemail eller opgiver foretagendet.

Hvis det er en, du kender godt, f.eks. en kollega eller veninde, kender du måske allerede personens svarprofil.

Er det ikke en du kender, kan du måske gisne om det i kraft af personens stilling. Er det f.eks. er en person, der får mange mails? Har personen travlt?

Vurder også din egen tidshorisont: Er du en, der svarer hurtigt, så pålæg ikke automatisk din modtager den samme standard.

Hvis du f.eks. opfatter et døgn som en passende svartid, men din veninde, som du skriver til, synes at en uge er passende, så får I hurtigt et problem. Måske er din tidshorisont for urealistisk.

Malene Rydahls undersøgelse viser eksempelvis, at når det gælder instant messages (sms, WhatsApp, Messenger), var der 54 procent af de medvirkende, der betragtede det som et ikke-svar, hvis ikke de havde fået svar indenfor tre timer. Det er måske lige kort nok!

6. Skriv to mails. Ellers glem det!

Måske synes du, at du opfyldt ovenstående punkter, og at du har ventet længe nok.

Din konklusion er, at personen burde have svaret. Prøv med en venlig og empatisk opfølgende mail, hvor du igen prøver at tage afsæt i personen, du henvender dig til a la’:

“Jeg kan forestille mig, at du har rigtigt travlt, men har du fået min mail?”. Det kan du gøre to gange, hører du ikke noget tilbage, må du glemme det.

7. Det handler ikke om dig!

Og når personen ikke svarer, og du har opgivet at få et svar, så lad være med at tro personen ikke kan lide dig. Det kan vi ellers godt være tilbøjelige til.

Ifølge Malene Rydahls undersøgelse, så blev mere end halvdelen af deltagerne følelsesmæssigt påvirket af ikke-svar.

Undersøgelsen viser nemlig, at når vi ikke får svar, vil to ud af tre af os føle os ydmyget, ikke respekteret, såret eller afvist og grundlæggende kan det, at nogen ikke svarer, ifølge Malene Rydahl aktivere vores indre barns følelse af forladthed, når moren forlader det.

Måske netop derfor vil mange af os også komme mærkater på modtageren, der ikke svarer.

Det viste undersøgelsen i hvert fald, såsom at modtageren er utroværdig, uorganiseret, uhøflig eller ligefrem arrogant. Men den gode nyhed er, at det ikke handler om dig.

Undersøgelsen viser nemlig også, at af de ikke svarer, handler det kun for 10 procent vedkommende, om at de ikke kan lide personen, eller at personen ikke er vigtig.

Derfor så lad være med at vende det indad, der er ofte en god grund til, at personen ikke svarer.